Gestione prenotazioni è la vista trasversale su tutti gli ordini dell’organizzazione, indipendentemente dall’evento. Serve quando devi ritrovare una prenotazione senza sapere a quale evento appartiene, controllare gli incassi di un periodo o esportare un elenco filtrato. Per lavorare su un singolo evento è più comodo il Rapporto prenotazioni raggiungibile dalla dashboard dell’evento.
In breve
- Dove: console dell’organizzazione, voce Gestione prenotazioni. L’intestazione della pagina mostra Gestione prenotazioni seguito dal numero di risultati.
- Permessi: serve Visualizzare dettagli prenotazioni organizzazione. Nei ruoli predefiniti lo hanno Amministratore e Promoter; il Promoter vede solo gli ordini attribuiti al proprio canale. Solo ingressi e Visualizzazione limitata non hanno questo permesso e non aprono la pagina. Per esportare serve anche Esportare dati evento.
- Cosa ottieni: l’elenco paginato di tutti gli ordini con stato e pagamento, l’accesso al Dettaglio prenotazione di ciascuno e l’esportazione dell’elenco filtrato.
Procedura passo per passo
- Apri la pagina. Dalla console dell’organizzazione scegli Gestione prenotazioni. Cosa vedi: il titolo con il conteggio dei risultati, la barra dei filtri con il campo Filtra per nome, cognome o email, i pulsanti Cerca e Indietro, il menu Esporta e il pulsante Altri filtri che apre i filtri avanzati.
- Cerca per cliente. Scrivi nome, cognome o e-mail in Filtra per nome, cognome o email e premi Cerca. Risultato: la tabella si ricarica e il conteggio nel titolo si aggiorna.
- Usa i filtri avanzati. Premi Altri filtri: trovi Filtra per numero prenotazione (il codice che il cliente legge nel proprio account e nell’e-mail di conferma), Filtra per evento (campo con suggerimenti automatici: scegli l’evento dall’elenco), Filtra per data (selettore di data: è la data in cui è stata creata la prenotazione, non la data dell’evento) e Filtra per totale (importo numerico). Premi Cerca. Conferma: il pulsante Altri filtri segnala quanti filtri avanzati sono attivi; Indietro azzera tutto.
- Leggi la tabella. Ogni riga è un ordine con le colonne descritte nella tabella più sotto. Lo stato è un badge colorato; accanto possono comparire i badge di ciclo di vita (rimborsi, rivendite, cambi nominativo).
- Apri il dettaglio. Clicca in un punto qualsiasi della riga. Risultato: si apre la pagina Prenotazione #… (titolo della scheda Dettaglio prenotazione) con tutte le sezioni e le azioni disponibili per il tuo ruolo.
- Esporta l’elenco. Apri il menu Esporta e scegli Esporta CSV oppure Esporta PDF. Risultato: il file contiene le prenotazioni che rispondono ai filtri attivi in quel momento, non solo la pagina visualizzata.
- Sfoglia le pagine. L’elenco mostra 50 prenotazioni per pagina; in fondo trovi l’indicatore Pagina N di M con i controlli di navigazione. I filtri restano attivi cambiando pagina.
Campi e opzioni
| Colonna | Cosa significa | Regole |
|---|---|---|
| Numero | Codice della prenotazione. | È lo stesso codice che il cliente vede nel proprio account; usalo per cercare un ordine specifico. |
| Utente | Nome e cognome dell’intestatario seguiti dall’e-mail. | Senza consenso marketing l’e-mail è sostituita da Nascosta; cliccandola puoi richiederne lo sblocco per finalità operative. |
| Data | Data e ora di creazione della prenotazione. | È il valore usato da Filtra per data. |
| Evento | Nome dell’evento a cui si riferisce l’ordine. | Un ordine appartiene sempre a un solo evento. |
| Piattaforma | Canale tecnico da cui è nato l’ordine. | Il checkout del sito registra Website, la prenotazione manuale creata dalla console registra Business; le app inviano il proprio identificativo di piattaforma. |
| Metodo | Metodo di pagamento scelto. | Sul sito i metodi si chiamano Carta di credito, prepagata o debito, Apple Pay, Google Pay, PayPal e Pagamento all'ingresso. |
| Commissioni | Commissioni di servizio dell’ordine, in euro. | Se le commissioni sono assorbite dall’organizzatore il valore a carico del cliente può essere zero. |
| Diritti di prevendita | Diritti di prevendita applicati ai titoli. | Zero se i titoli non li prevedono. |
| Totale | Importo complessivo pagato o da pagare dal cliente. | È il valore usato da Filtra per totale. |
| Stato | Stato della prenotazione (vedi la tabella seguente). | Accanto possono comparire i badge Rimborsi (N), In vendita (N), Venduti (N), Rivendite annullate (N), Acquistati in rivendita (N), Cambi nominativo (N) e, se serve una verifica, Rivendite da verificare (N) o Cambi nominativo da verificare (N). |
| Pagamento | Indica se l’importo è stato incassato. | Una prenotazione Confermata ma non pagata è tipica del metodo Pagamento all'ingresso. |
Gli stati della prenotazione
| Stato | Significato | Cosa comporta |
|---|---|---|
| In attesa di pagamento | Ordine creato con un metodo online, pagamento non ancora effettuato, tempo non scaduto. | I titoli restano temporaneamente occupati per la durata della finestra di pagamento. |
| In lavorazione | Pagamento ricevuto o in verifica, emissione dei biglietti in corso. | Attendi qualche minuto prima di intervenire. |
| Confermata | Ordine valido. | I QR sono generati e attivi, salvo il caso Pagamento all'ingresso, che non genera biglietti. |
| Annullato | Prenotazione annullata dalla console o da Nightify. | I titoli sono annullati e i QR disattivati. |
| Rimborsato | Rimborso eseguito dallo staff Nightify. | Ordine terminale: non si può più annullare né modificare l’intestatario. |
| Pagamento non completato | La finestra di pagamento di 15 minuti è scaduta senza incasso. | I titoli tornano disponibili; l’ordine resta come storico. |
Cosa succede dopo
- La pagina è di sola consultazione: aprire, filtrare o esportare non modifica alcun ordine.
- Lo sblocco di un contatto vale per il singolo dato e va confermato ogni volta; l’esportazione riporta i contatti mascherati come nella tabella.
Messaggi ed errori
| Messaggio | Perché compare | Cosa fare |
|---|---|---|
| Nessuna prenotazione trovata. | Nessun ordine risponde ai filtri attivi, oppure l’organizzazione non ha ancora prenotazioni. | Premi Indietro per azzerare i filtri e riprova con un criterio più ampio (per esempio solo l’e-mail). |
| Questo dato di contatto è nascosto per proteggere i dati personali dell’utente. Clicca per richiederne lo sblocco per finalità operative legate all’evento. | Suggerimento mostrato su un contatto Nascosta. | Clicca il dato e conferma Confermi che è necessario utilizzare questo dato esclusivamente per finalità operative legate all’evento? solo se ti serve davvero per gestire l’evento. |
| La tua utenza non ha accesso a questa risorsa. | Il tuo ruolo non ha il permesso Visualizzare dettagli prenotazioni organizzazione. | Chiedi a un Amministratore dell’organizzazione di cambiare il tuo ruolo, oppure usa il Rapporto prenotazioni dell’evento se il tuo ruolo lo consente. |
Casi particolari
- Un cliente dice di aver prenotato ma non lo trovi. Cerca con l’e-mail o con il numero di prenotazione: il nome dell’intestatario può differire da quello del profilo. Controlla anche gli ordini Pagamento non completato: un tentativo scaduto resta in elenco con quello stato, mai come Annullato.
- Ordine Confermata con pagamento non incassato. È un ordine con Pagamento all'ingresso: incassi alla porta e, non esistendo QR, registri la persona con la ricerca Partecipanti dell’app Business o con il Rapporto prenotazioni.
- Sei un Promoter. Vedi solo gli ordini nati dal tuo canale: un ordine acquistato dal link generico dell’evento non compare nel tuo elenco.
- Ti serve la lista per un solo evento. Usa Filtra per evento oppure apri direttamente il Rapporto prenotazioni dalla dashboard: ha filtri aggiuntivi per canale, tipologia, stato e pagamento e la tabella della lista d’attesa.
Regole e limiti
- 50 prenotazioni per pagina; l’esportazione ignora la paginazione e segue solo i filtri.
- Da questa pagina non si annulla, non si modifica e non si crea nulla: tutte le azioni sono nel Dettaglio prenotazione e nel Rapporto prenotazioni dell’evento.
- I rimborsi non si eseguono dalla console dell’organizzazione: li effettua lo staff Nightify su tua indicazione.
- Gli ordini scaduti o non pagati non riducono la disponibilità dei titoli.
Articoli collegati
- Il rapporto prenotazioni di un evento
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- Esportare prenotazioni e clienti dell’organizzazione
- Sbloccare un contatto mascherato