Le scan des billets se fait exclusivement avec l’application Nightify Business (App Store et Google Play) : le site affiche le rapport des entrées mais ne scanne pas. Avant d’ouvrir la caméra, vous devez indiquer à l’application pour quelle organisation vous travaillez, quel événement vous contrôlez et quels titres d’accès sont admis à votre point d’entrée. Chaque scan est vérifié par le serveur : sans connexion, impossible de scanner.
En bref
- Où : application Nightify Business, onglet Check-in sur iPhone et Scanner QR sur Android.
- Autorisations : pour valider un QR, le serveur exige Gérer les accès et les entrées. Parmi les rôles prédéfinis, Administrateur, Entrées uniquement et Visualisation limitée en disposent. Le Promoteur ne l’a pas : chacun de ses scans est refusé avec Accès refusé : votre compte n'a pas l'autorisation de gérer les entrées.
- Ce que vous obtenez : le scanner configuré sur l’événement et les titres admis ; le bouton Scanner le QR ne s’active que lorsque les deux sont sélectionnés.
Avant de commencer
- Installez Nightify Business et connectez-vous avec le même compte que celui qui est membre de l’organisation (l’invitation doit déjà être acceptée).
- Assurez-vous d’avoir un réseau mobile ou un Wi-Fi stable : il n’existe ni mode hors ligne ni file d’attente locale.
- Chargez le téléphone : la caméra et l’écran allumé consomment beaucoup pendant une soirée.
Procédure dans l’application Nightify Business, étape par étape
- Choisissez l’organisation. Au démarrage, l’écran des organisations apparaît : sur iPhone il s’intitule Organisation avec la section Organisations, sur Android Organisations ; dans les deux cas le texte du bas indique Choisissez l'organisation avec laquelle vous souhaitez travailler avant de continuer. Appuyez sur l’organisation de l’événement. Sur Android vous pouvez la chercher avec le champ Rechercher des organisations ; sur iPhone vous utilisez la barre de recherche du système. Si vous avez des invitations non acceptées, vous les trouvez ici dans la section Invitations en attente avec les boutons Accepter et Refuser. Pour changer d’organisation par la suite, utilisez Changer d'organisation dans l’onglet Profil.
- Ouvrez le scanner. Appuyez sur l’onglet Check-in (iPhone) ou Scanner QR (Android). Ce que vous voyez : le titre Choisissez l'événement pour vérifier les billets avec le champ Sélectionnez un événement, le titre Sélectionnez le type de billet à scanner avec le champ Sélectionnez des titres d'accès et, en bas, le bouton Scanner le QR encore désactivé.
- Choisissez l’événement. Appuyez sur Sélectionnez un événement. Ce que vous voyez : la liste intitulée Sélectionner un événement sur iPhone comme sur Sélectionner un événement Android. Chaque ligne affiche le nom, la date et l’heure ; la troisième ligne sur iPhone reprend le code de l’événement et le lieu séparés par un point, sur Android c’est ID de l'événement : suivi du code et du lieu. Appuyez sur l’événement. Résultat : l’application charge les titres d’accès de l’événement.
- Choisissez les titres admis. Appuyez sur Sélectionnez des titres d'accès : la feuille Sélectionner les titres d'accès s’ouvre avec tous les titres de l’événement déjà présélectionnés. Désélectionnez ceux qui ne doivent pas entrer par votre point d’entrée (par exemple, ne laissez que les tables à l’entrée réservée). Confirmation : le champ résume le choix avec N titres d'accès sélectionnés (sur Android, avec un seul titre, 1 titre d'accès sélectionné).
- Lancez la caméra. Appuyez sur Scanner le QR. Sur iPhone, si le bouton est désactivé parce que l’événement ou les titres manquent, le toucher ouvre directement le sélecteur manquant.
- Accordez l’autorisation caméra. À la première ouverture, acceptez la demande du système. Si vous l’avez refusée définitivement par le passé, la fenêtre Autorisation caméra requise apparaît avec le texte L'autorisation caméra est désactivée. Ouvrez les réglages pour l'activer. : appuyez sur Ouvrir les réglages, activez la caméra pour Nightify Business et revenez dans l’application. Si vous refusez la demande, le message Accès à la caméra refusé. apparaît (sur iPhone il disparaît tout seul après quelques secondes).
Champs et options
| Champ | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Sélectionnez un événement | L’événement sur lequel les QR seront validés. | Obligatoire ; un QR d’un autre événement est refusé par le serveur. |
| Sélectionnez des titres d'accès | Les titres admis au point d’entrée. | Tous présélectionnés à l’ouverture ; il en faut au moins un. Un QR d’un titre non sélectionné est refusé aussi bien par l’application que par le serveur. |
| Scanner le QR | Ouvre la caméra. | Actif uniquement avec un événement et au moins un titre sélectionnés, et avec les titres chargés. |
Ce qui se passe ensuite
- Les réglages valent pour le téléphone qui les a choisis : chaque opérateur configure son propre point d’entrée et tous les scans confluent en temps réel dans le Rapport d'enregistrement du site et dans la colonne Entrées du Rapport des réservations.
- Si vous changez d’événement, les titres sont rechargés et redeviennent tous sélectionnés.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune organisation disponible (iPhone) / Aucune organisation disponible (Android) | Le compte n’est membre d’aucune organisation ou l’invitation n’a pas été acceptée. En dessous apparaît Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires ou réessayez plus tard. sur iPhone, et le même texte Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires ou réessayez plus tard. sur Android. | Acceptez l’invitation (par e-mail ou dans Invitations en attente) et appuyez sur Actualiser la liste (iPhone) ou Actualiser (Android). Vérifiez que vous avez utilisé le compte qui a reçu l’invitation. |
| Impossible de charger les titres d'accès pour l'événement sélectionné. | Erreur de réseau ou réponse non valide pendant le chargement des titres. | Vérifiez la connexion et resélectionnez l’événement. |
| Aucun titre d'accès disponible pour cet événement. / Aucun titre d'accès trouvé. | L’événement n’a aucun titre d’accès à scanner. | Vérifiez la billetterie de l’événement depuis le site. |
| Sélectionnez au moins un titre d'accès avant de scanner. | Vous avez désélectionné tous les titres. | Revenez dans Sélectionner les titres d'accès et sélectionnez-en au moins un. |
| Aucun événement sélectionné pour la validation. (iPhone) / Code QR invalide. (Android) | Le scan a démarré sans événement sélectionné. | Revenez à l’étape 3 et choisissez l’événement. |
| Accès refusé : votre compte n'a pas l'autorisation de gérer les entrées. | Votre rôle n’a pas Gérer les accès et les entrées (typiquement Promoteur). | Demandez à un Administrateur le rôle Entrées uniquement ou Visualisation limitée. |
Cas particuliers
- Plusieurs points d’entrée : chaque opérateur ne sélectionne que les titres de son point d’entrée. Un billet d’un titre non sélectionné est refusé avec Le titre d'accès scanné n'est pas sélectionné. (contrôle de l’application) ou avec Accès refusé : le type d'accès de ce QR code ne fait pas partie des titres d'accès sélectionnés. (contrôle du serveur) : orientez la personne vers le bon point d’entrée.
- Même soirée, plusieurs événements : répétez la sélection de l’événement quand vous changez de porte ; les titres sélectionnés ne passent pas d’un événement à l’autre.
- Collaborateur occasionnel sans accès aux données : le rôle Visualisation limitée scanne mais ne voit pas les participants ; Entrées uniquement voit aussi la liste des participants de l’événement.
Règles et limites
- Aucun mode hors ligne et aucune saisie manuelle du code : sans réseau ou sans QR lisible, l’entrée n’est pas enregistrée.
- La sélection des titres est un filtre opérationnel du point d’entrée, elle ne modifie pas la billetterie.
- Chaque scan enregistre la date, l’e-mail de l’opérateur et l’adresse IP du téléphone.
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