Le Rapport des réservations est la page opérationnelle de chaque événement : qui a réservé, quels titres, depuis quel canal, s’il a payé et combien de billets sont déjà entrés. De là, vous ouvrez le détail de chaque commande, vous lancez une réservation manuelle et vous exportez les listes pour la porte.
En bref
- Où : Tableau de bord des événements → onglet Rapport des réservations, ou le lien Accéder au rapport des réservations dans la carte Inscriptions aux événements, ou encore Voir toutes les réservations dans le bandeau de l’état des ventes. La page s’intitule Rapport des réservations suivi du nombre de Résultats.
- Autorisations : Voir les réservations de l’événement (en disposent Administrateur, Entrées uniquement et Promoteur ; le Promoteur ne voit que son propre canal). Les exportations exigent Exporter les données de l’événement ; la création manuelle exige Gérer les réservations de l’événement.
- Ce que vous obtenez : la liste paginée des commandes de l’événement avec les entrées en temps réel, le tableau des demandes en liste d’attente et quatre formats d’exportation.
Procédure étape par étape
- Ouvrez le rapport. Depuis le tableau de bord de l’événement, choisissez l’onglet Rapport des réservations. Ce que vous voyez : l’en-tête avec le décompte, le bouton Ajouter une réservation en haut à droite, la barre de filtres avec Filtrer par prénom, nom ou e-mail, Recherche, Dos, le menu Exporter et le bouton Plus de filtres.
- Recherchez un client. Saisissez votre texte dans Filtrer par prénom, nom ou e-mail et appuyez sur Recherche. Résultat : le décompte des Résultats se met à jour.
- Affinez avec les filtres avancés. Appuyez sur Plus de filtres : Filtrer par numéro de réservation, Filtrer par total, Filtrer par chaîne (menu avec les canaux qui ont généré des réservations pour l’événement), Filtrer par type d'accès (menu avec les titres de l’événement), Filtrer par statut (menu avec les statuts des réservations) et Filtrer par paiement avec les options Payé (Oui) et Non payé (Non). Appuyez sur Recherche ; Dos remet tous les filtres à zéro.
- Lisez les lignes. Les colonnes sont décrites dans le tableau ci-dessous. Dans Canal se trouvent les badges de provenance, dans Entrées le rapport entre billets scannés et billets de la commande, mis à jour à chaque scan effectué avec l’application Nightify Business.
- Ouvrez une commande. Cliquez sur la ligne. Résultat : Réservation #… s’ouvre avec les actions de votre rôle.
- Exportez. Dans le menu Exporter, choisissez Exporter au format CSV, Exporter PDF, Exporter un fichier CSV de confidentialité ou Exporter un PDF de confidentialité. Résultat : le fichier respecte les filtres actifs. Les deux exportations de confidentialité contiennent uniquement le numéro de réservation, le prénom, le nom, le consentement marketing, la date de réservation, l’événement, le statut, le paiement, le total et le nombre de scans : elles excluent l’e-mail, le téléphone et la date de naissance, présents en revanche dans les exportations complètes (avec les contacts masqués lorsque le consentement manque).
- Contrôlez la liste d’attente. S’il existe des demandes, sous le tableau apparaît Liste d'attente suivi du nombre de Résultats, avec les colonnes Utilisateur, Téléphone, Type d'accès, Quantité et Date. S’il n’y a pas de demandes, le tableau n’est pas affiché.
- Parcourez les pages. 50 lignes par page avec l’indicateur Page N sur M ; les filtres restent actifs.
Champs et options
| Colonne | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Nombre | Code de la réservation. | Recherchable avec Filtrer par numéro de réservation. |
| Utilisateur | Prénom, nom et e-mail du titulaire. | E-mail affiché comme Masquée sans consentement marketing, déblocable une donnée à la fois. |
| Téléphone | Numéro du titulaire. | Même règle de masquage que pour l’e-mail. |
| Consentement marketing | Badge indiquant si le client a donné son consentement marketing. | Détermine si les contacts et les exportations complètes affichent les données en clair. |
| Date | Date et heure de création de la commande. | |
| Canal | Provenance de la vente. | Si la commande vient d’un lien promoteur ou d’un canal de suivi, le badge Lien organisateur, le nom du canal et, s’il existe, le paramètre de suivi apparaissent ; sinon apparaît un badge avec le nom de l’application. |
| Commissions, Droits de prévente, Total | Montants de la commande en euros. | Total est la valeur utilisée par Filtrer par total. |
| Statut | Statut de la réservation avec les éventuels badges de remboursement, de revente et de changement de titulaire. | Les statuts sont En attente de paiement, En traitement, Confirmé, Annulé, Remboursé, Paiement non finalise. |
| Paiement | Badge d’encaissement. | Filtrable avec Payé (Oui) / Non payé (Non). |
| Entrées | Billets scannés sur le total des billets de la commande, par exemple 2 / 3. | Vert quand tous sont entrés, rouge quand aucun ne l’est, jaune dans les cas intermédiaires. |
Ce qui se passe ensuite
- Le rapport ne modifie pas les commandes : les actions (annuler, changer le titulaire, ajouter des titres, agir sur les QR) se trouvent dans le détail de chaque réservation.
- Depuis Ajouter une réservation démarre le parcours de la réservation manuelle, décrit dans l’article dédié.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune réservation pour cet événement. | Ligne d’état vide du tableau : aucune commande ne répond aux filtres ou l’événement n’a pas encore de réservations. | Appuyez sur Dos et réessayez ; contrôlez aussi Filtrer par statut, car les tentatives expirées ont le statut Paiement non finalise. |
| Votre compte n'a pas accès à cette ressource. | Vous avez appuyé sur Ajouter une réservation sans l’autorisation Gérer les réservations de l’événement : le bouton est toujours visible, le contrôle a lieu à l’ouverture de la page. | Demandez à un Administrateur de créer la réservation ou de mettre à jour votre rôle. |
| Masquée à la place de l’e-mail ou du téléphone | Le client n’a pas donné son consentement marketing. | Cliquez sur la donnée et confirmez le déblocage uniquement à des fins opérationnelles liées à l’événement. |
Cas particuliers
- Avant l’événement : filtrez avec Non payé (Non) pour savoir qui doit payer à la porte (commandes avec Paiement à l'entrée).
- Pendant l’événement : la colonne Entrées vous dit qui est déjà entré ; pour la chronologie complète, utilisez l’onglet Rapport d'enregistrement.
- Compter les ventes d’un promoteur : utilisez Filtrer par chaîne. Le Promoteur lui-même, en ouvrant le rapport, ne voit que ses propres lignes.
- Liste à remettre au personnel : utilisez Exporter un PDF de confidentialité, qui ne contient ni contacts ni date de naissance.
- L’onglet n’apparaît pas : les onglets du tableau de bord dépendent de l’état de l’événement ; pour un événement jamais approuvé, le rapport n’est en principe pas disponible.
Règles et limites
- 50 commandes par page ; les exportations suivent les filtres et non la page.
- Une commande expirée sans paiement passe à Paiement non finalise, pas à Annulé, et n’occupe pas de disponibilité.
- Le tableau Liste d'attente est informatif : les inscriptions ont toujours une quantité de 1 et l’avis de disponibilité aux fans ne part que lorsque vous republiez l’événement avec une disponibilité revenue.
Articles associés
- Ouvrir le détail d’une réservation
- Créer une réservation manuelle
- Exporter les réservations d’un événement (CSV et PDF)
- Consulter le rapport d’enregistrement sur le site