Gestion des réservations est la vue transversale sur toutes les commandes de l’organisation, quel que soit l’événement. Elle sert lorsque vous devez retrouver une réservation sans savoir à quel événement elle appartient, contrôler les recettes d’une période ou exporter une liste filtrée. Pour travailler sur un seul événement, le Rapport des réservations accessible depuis le tableau de bord de l’événement est plus pratique.
En bref
- Où : console de l’organisation, entrée Gestion des réservations. L’en-tête de la page affiche Gestion des réservations suivi du nombre de résultats.
- Autorisations : il faut Voir le détail des réservations de l’organisation. Parmi les rôles prédéfinis, Administrateur et Promoteur le possèdent ; le Promoteur ne voit que les commandes attribuées à son propre canal. Entrées uniquement et Visualisation limitée n’ont pas cette autorisation et n’ouvrent pas la page. Pour exporter, il faut aussi Exporter les données de l’événement.
- Ce que vous obtenez : la liste paginée de toutes les commandes avec statut et paiement, l’accès au Détail de chacune et l’exportation de la liste filtrée.
Procédure étape par étape
- Ouvrez la page. Depuis la console de l’organisation, choisissez Gestion des réservations. Ce que vous voyez : le titre avec le décompte des résultats, la barre de filtres avec le champ Filtrer par prénom, nom ou e-mail, les boutons Recherche et Dos, le menu Exporter et le bouton Plus de filtres qui ouvre les filtres avancés.
- Recherchez par client. Saisissez le prénom, le nom ou l’e-mail dans Filtrer par prénom, nom ou e-mail et appuyez sur Recherche. Résultat : le tableau se recharge et le décompte dans le titre se met à jour.
- Utilisez les filtres avancés. Appuyez sur Plus de filtres : vous y trouvez Filtrer par numéro de réservation (le code que le client lit dans son compte et dans l’e-mail de confirmation), Filtrer par événement (champ avec suggestions automatiques : choisissez l’événement dans la liste), Filtrer par date (sélecteur de date : c’est la date de création de la réservation, pas la date de l’événement) et Filtrer par total (montant numérique). Appuyez sur Recherche. Confirmation : le bouton Plus de filtres indique combien de filtres avancés sont actifs ; Dos remet tout à zéro.
- Lisez le tableau. Chaque ligne est une commande avec les colonnes décrites dans le tableau ci-dessous. Le statut est un badge coloré ; à côté peuvent apparaître les badges de cycle de vie (remboursements, reventes, changements de titulaire).
- Ouvrez le détail. Cliquez sur n’importe quel point de la ligne. Résultat : la page Réservation #… s’ouvre (titre de l’onglet Détail) avec toutes les sections et les actions disponibles pour votre rôle.
- Exportez la liste. Ouvrez le menu Exporter et choisissez Exporter au format CSV ou Exporter PDF. Résultat : le fichier contient les réservations qui répondent aux filtres actifs à ce moment-là, pas seulement la page affichée.
- Parcourez les pages. La liste affiche 50 réservations par page ; en bas se trouve l’indicateur Page N sur M avec les commandes de navigation. Les filtres restent actifs lorsque vous changez de page.
Champs et options
| Colonne | Signification | Règles |
|---|---|---|
| Nombre | Code de la réservation. | C’est le même code que le client voit dans son compte ; utilisez-le pour rechercher une commande précise. |
| Utilisateur | Prénom et nom du titulaire suivis de l’e-mail. | Sans consentement marketing, l’e-mail est remplacé par Masquée ; en cliquant dessus, vous pouvez en demander le déblocage à des fins opérationnelles. |
| Date | Date et heure de création de la réservation. | C’est la valeur utilisée par Filtrer par date. |
| Événement | Nom de l’événement auquel se rapporte la commande. | Une commande appartient toujours à un seul événement. |
| Plate-forme | Canal technique dont la commande est issue. | Le paiement sur le site enregistre Website, la réservation manuelle créée depuis la console enregistre Business ; les applications envoient leur propre identifiant de plate-forme. |
| Méthode | Moyen de paiement choisi. | Sur le site, les moyens s’appellent Carte de crédit, prépayée ou de débit, Apple Pay, Google Pay, PayPal et Paiement à l'entrée. |
| Commissions | Frais de service de la commande, en euros. | Si les commissions sont prises en charge par l’organisateur, la valeur à la charge du client peut être nulle. |
| Droits de prévente | Droits de prévente appliqués aux titres. | Zéro si les titres n’en prévoient pas. |
| Total | Montant global payé ou à payer par le client. | C’est la valeur utilisée par Filtrer par total. |
| Statut | Statut de la réservation (voir le tableau suivant). | À côté peuvent apparaître les badges Remboursements (N), En vente (N), Vendus (N), Reventes annulées (N), Achetés en revente (N), Changements de titulaire (N) et, si une vérification est nécessaire, Reventes à vérifier (N) ou Changements de titulaire à vérifier (N). |
| Paiement | Indique si le montant a été encaissé. | Une réservation Confirmé mais non payée est typique du moyen Paiement à l'entrée. |
Les statuts de la réservation
| Statut | Signification | Conséquences |
|---|---|---|
| En attente de paiement | Commande créée avec un moyen en ligne, paiement pas encore effectué, délai non expiré. | Les titres restent temporairement occupés pendant toute la fenêtre de paiement. |
| En traitement | Paiement reçu ou en cours de vérification, émission des billets en cours. | Attendez quelques minutes avant d’intervenir. |
| Confirmé | Commande valide. | Les QR sont générés et actifs, sauf dans le cas Paiement à l'entrée, qui ne génère pas de billets. |
| Annulé | Réservation annulée depuis la console ou par Nightify. | Les titres sont annulés et les QR désactivés. |
| Remboursé | Remboursement effectué par l’équipe Nightify. | Commande terminale : elle ne peut plus être annulée ni voir son titulaire modifié. |
| Paiement non finalise | La fenêtre de paiement de 15 minutes a expiré sans encaissement. | Les titres redeviennent disponibles ; la commande reste comme historique. |
Ce qui se passe ensuite
- La page est en consultation seule : ouvrir, filtrer ou exporter ne modifie aucune commande.
- Le déblocage d’un contact vaut pour la donnée concernée et doit être confirmé à chaque fois ; l’exportation reprend les contacts masqués comme dans le tableau.
Messages et erreurs
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune réservation trouvée. | Aucune commande ne répond aux filtres actifs, ou l’organisation n’a pas encore de réservations. | Appuyez sur Dos pour remettre les filtres à zéro et réessayez avec un critère plus large (par exemple uniquement l’e-mail). |
| Cette coordonnée est masquée afin de protéger les données personnelles de l’utilisateur. Cliquez pour demander l’accès à des fins opérationnelles liées à l’événement. | Info-bulle affichée sur un contact Masquée. | Cliquez sur la donnée et confirmez Confirmez-vous que cette information est nécessaire exclusivement à des fins opérationnelles liées à l’événement ? seulement si vous en avez réellement besoin pour gérer l’événement. |
| Votre compte n'a pas accès à cette ressource. | Votre rôle n’a pas l’autorisation Voir le détail des réservations de l’organisation. | Demandez à un Administrateur de l’organisation de changer votre rôle, ou utilisez le Rapport des réservations de l’événement si votre rôle le permet. |
Cas particuliers
- Un client dit avoir réservé mais vous ne le trouvez pas. Cherchez avec l’e-mail ou avec le numéro de réservation : le nom du titulaire peut différer de celui du profil. Vérifiez aussi les commandes Paiement non finalise : une tentative expirée reste dans la liste avec ce statut, jamais comme Annulé.
- Commande Confirmé avec paiement non encaissé. C’est une commande avec Paiement à l'entrée : vous encaissez à la porte et, comme il n’existe pas de QR, vous enregistrez la personne avec la recherche Participants de l’application Business ou avec le Rapport des réservations.
- Vous êtes Promoteur. Vous ne voyez que les commandes issues de votre canal : une commande achetée depuis le lien générique de l’événement n’apparaît pas dans votre liste.
- Il vous faut la liste pour un seul événement. Utilisez Filtrer par événement ou ouvrez directement le Rapport des réservations depuis le tableau de bord : il propose des filtres supplémentaires par canal, type, statut et paiement ainsi que le tableau de la liste d’attente.
Règles et limites
- 50 réservations par page ; l’exportation ignore la pagination et suit uniquement les filtres.
- Depuis cette page, on n’annule rien, on ne modifie rien et on ne crée rien : toutes les actions se trouvent dans le Détail et dans le Rapport des réservations de l’événement.
- Les remboursements ne s’effectuent pas depuis la console de l’organisation : c’est l’équipe Nightify qui les réalise sur votre indication.
- Les commandes expirées ou non payées ne réduisent pas la disponibilité des titres.
Articles associés
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